hhh


javascript hit counter
دائرة الارشيف والتوثيق

نشر بتاريخ :

 

مهام دائرة الارشيف والتوثيق:

1)       توثيق وحفظ كل ما يصدر عن الوزارة  من مراسلات وقرارات ولوائح والعمل على حوسبتها تمهيدا لربط الوزاره بشبكة المعلومات الوطنية .

2)      المتابعه والاشراف لما يرد للوزاره وما يصدر عنها برقم تسلسلي بالقيود المخصصه لذلك وتوضيح تاريخ تصديرها واسم الجهه الوارده منها والمرسله اليها ومضمونها.

3)      العمل على توثيق وحفظ جميع الاتفاقيات والمعاهدات الدوليه والمحليه للرجوع اليها عند الحاجه ، ومتابعة المراسلات المتداوله داخليا والوقوف على ما تتم من اجراءات عليها.

 

وتتكون من الأقسام التالية:

 

1 – قسم الارشيف والتوثيق

2 – قسم البريد.

 

اولا : مهام قسم الارشيف والتوثيق :

1 – استلام البريد للتوزيع الداخلي في الوزاره وفرزه حسب الجهه المستلمه .

2 – العمل على تسجيلها في سجل البريد المحول .

3 – تسليم البريد الى الجهه المعنيه في اسرع وقت ممكن .

4 – عمل النسخ اللازمه للمعنيين والتاكد من وجود المرفقات متضمنه بالنسخ   مع مراعاة تسليم الكتاب الاصلي للمعني .

5 – حفظ المرسلات المنتهي العمل بها في ملفاتها الخاصه مع مراعاة الدقه وسهوله الرجوع اليها .

6 – العمل على توثيق وحفظ جميع الاتفاقات والمعاهدات الدوليه والمحليه للرجوع اليها عند الحاجه .

7 – حفظ جميع الكتب والنشرات الدراسات والابحاث في اماكن مخصصه لها .

8 – تصنيف الوثائق النشطه حسب البرنامج السنوي للتصرف في الوثائق والارشيف وفق النظام .

9 – ضبط الوثائق المعده للحفظ لمدة من الزمن .

10 – ضبط الوثائق المخصصه للحفظ الدائم في الاماكن المخصصه .

11 – ضبط الوثائق المعده للاتلاف ضمن لجنه وحسب النظام .

12 المتابعه والتدقيق والحفظ من خلال العمل اليومي للوثائق والمراسلاتت والبريد .

 

ثانيا : مهام قسم البريد:

1 – استلام البريد الوارد من خارج الوزاره ومن داخلها والعمل على فرزه والتأكد من جميع المرفقات .

2 – تسجيله في سجل الوارد والمحوسب وختمه بختم الوارد واعطاءه الرقم للملف التابع له .

3 – عمل نسخ للمعنين في حالة وجودها .

4 -  استلام البريد الصادر من جميع الدوائر والموظفين في الوزاره .

5 – تصدير المراسلات برقم صادر حسب السجل للبريد الصادر المحوسب وختمه بختم الصادر واعطاءه الرقم للملف التابع له

6 – عمل نسخ للمعنيين ان وجدت مع التاكد من وجود النسخ المرفقه بلا مراسله .

7 – التأكد  من وصول المراسلات اذا ارسلت بالفاكس او باليد على كشف المراسلات المسلمه باليد

8 – متابعة البريد المحول وتسجيله في الحاسوب والتأكد من استلام المراسلات المحوله على كشف المراسلات المستلمة .

9 – حفظ نسخ من البريد الصادر والمحول حسب السجل وتاريخ الصادر والوارد والمحول .

10 -  عمل دليل القائمة الاسميه للملفات والوثائق وتحديد الرموز حسب الاصناف والاقسام المختلفه 


 

كيف تقيّم موقع وزارة الزراعة؟
ممتاز
5.2%
جيد جداً
87%
جيد
7.9%